Fravær og permisjoner

Felles rutiner for varsling, dokumentasjon og oppfølging av elevfravær i hammerfestskolen

Alt elevfravær ved skolen skal dokumenteres skriftlig, enten i elevens meldingsbok eller på annen avtalt måte.. Det er de foresattes ansvar å dokumentere fraværet. Ved ungdomsskolene må denne dokumentasjonen legges fram dersom det søkes om å få strøket deler av fraværet på elevens vitnemål. Alt fravær skal dokumenteres i Hammerfestskolens fraværs- og vurderingssystem (Skolearena)

1. Rutiner for varsling og dokumentasjon av sykdomsfravær:

  • Alt elevfravær – både enkelttimer og hele dager – skal føres i Skolearena.
  • Ved fravær i enkelttimer skal de foresatte så langt det lar seg gjøre, varsle skolen i forkant av fraværet. Hvis dette ikke er mulig, skal foresatte dokumentere fraværet skriftlig første skoledag etter fraværet.
  • Hvis en elev må gå hjem i løpet av skoledagen, skal det gis skriftlig melding til hjemmet. Denne skal underskrives av foresatte og være med første skoledag etter fraværet.
  • Ved fravær på 1-3 dager skal fraværet dokumenteres skriftlig med foresattes underskrift første skoledag etter fraværet.
  • Foresatte oppfordres til å melde fra om fravær pr tlf eller på annen avtalt måte, før skolestart første fraværsdag.
  • Ved fravær på mer enn 3 dager skal skolen varsles senest den fjerde dagen. Skolen må da ha beskjed om hvor lenge fraværet er antatt å vare, og de foresatte bør orientere seg om hva som skjer på skolen i perioden eleven er borte.

2. Rutiner for å søke permisjon og dokumentasjon av fravær ved permisjon:

  • De foresatte kan søke permisjon fra undervisningen på vegne av sine barn. Permisjon på 1-3 dager søkes det om til kontaktlærer i meldingsbok. Meldingsboka fungerer da som dokumentasjon på gyldig fravær når kontaktlærer har signert.
  • Permisjon i 4-10 dager må søkes på eget skjema og stiles til rektor. Det gis ikke sammenhengende permisjon ut over 10 skoledager (to uker). Det skriftlige svaret fra rektor er gyldig dokumentasjon hvis det søkes avkorting av fravær på vitnemål for ungdomsskoleelever.
  • Dersom foresatte tar elever ut av skolen ut over 10 skoledager, vil eleven bli skrevet ut av skolen. Foresatte overtar det formelle ansvaret for elevens opplæring i perioden og må selv melde eleven inn på skolen igjen ved tilbakekomst.

3. Rutiner for oppfølging av fravær

  • a) På 1.-4.trinn skal skolen ta kontakt med hjemmet første fraværsdag dersom en elev ikke kommer på skolen og skolen ikke har fått varsel om fraværet.
  • b) Kontaktlærer på alle trinn skal ta kontakt med hjemmet hvis eleven ikke kan dokumentere fravær fra enkelttimer og/eller enkeltdager snarest etter at eleven er tilbake på skolen.
  • c) Kontaktlærer på alle trinn skal ta kontakt med hjemmet hvis en elev er borte i mer enn 3 sammenhengende dager uten at de foresatte har tatt kontakt med skolen.
  • d) Hvis en elev har udokumentert fravær på mer enn 4 hele dager eller 5 enkelttimer i løpet av 3 måneder, skal foresatte bli skriftlig innkalt til et møte sammen med kontaktlærer og skolen. I dette møtet skal det gjøres avtale om hvordan fraværet skal følges opp både fra hjemmet og fra skolen. Avtalen skal være skriftlig og undertegnes av begge parter.
  • e) Dersom det udokumenterte fraværet fortsetter, skal foresatte innkalles til nytt møte, møte 1 i henhold til Handlingssirkelen. Foresatte skal ha fått informasjon og tilbud om UngdomsLos i forkant, og dersom foresatte ønsker å benytte seg av UngdomsLos, skal Losen være med på dette møtet.
  • f) Hvis eleven har et fravær som overstiger 10 dager og /eller 10 timer i løpet av et semester, både dokumentert og udokumentert, skal de foresatte få skriftlig innkalling til en samtale med skolen, møte 1 i henhold til Handlingssirkelen. Målet med samtalen er å komme fram til strategier for å unngå videre fravær. I tillegg skal de foresatte gjøres oppmerksom på følgene ved fortsatt fravær (se 3e og 4a under). Det skal føres referat fra møtet.

Rektor skal delta på møtet, punkt e og f, og følge opp eleven i samarbeid med kontaktlærer.
For elever på ungdomstrinnet kan Los kobles på hvis ønskelig. Øvrige tjenester kan delta dersom foresatte ønsker det/samtykker til det.

  • g) Hvis fraværet overstiger 15 dager som verken er attestert av lege, eller det er søkt permisjon for i løpet av et semester, vil skolen ved bekymring om at fraværet går betydelig ut over elevens rett og plikt til opplæring, varsle barnevernet.

4. Om fravær og vurdering i fag i ungdomsskolen

  •  Det finnes ingen prosentgrense for hvor mye en elev må være til stede i undervisningen for at lærer skal ha vurderingsgrunnlag i faget. Forskrift til opplæringsloven sier tydelig at lærer skal strekke seg langt for å skaffe nødvendig vurderingsgrunnlag, men samme forskrift understreker også at det er elevens plikt å møte til og delta aktivt i undervisningen.
  • Hvis det er fare for at en elev ikke vil få vurdering pga manglende vurderingsgrunnlag, skal de foresatte varsles om dette skriftlig etter gjeldende regler.

Søknad om elevpermisjon (4-10 dager)